2013年04月12日

業務システムのインタフェースとしてのスマートデバイス(その1)


業務改善コンサルタントの光本です。業務システムのユーザインタフェース(使用者が業務システムを使用する際の端末や画面などの接点)としてのスマートデバイス(スマートフォンやiPADなどのタブレット)、そして、業務改善の手段としてのスマートデバイス、という両面において、業務改善のご支援をしている私どもにとってスマートデバイスは欠かせない重要なツールに位置づけられるようになってきました。

業務システムのインタフェースとしてのスマートデバイスは、今後、PCの設置ができない場所やキーボード操作が困難だった現場での業務、外回りの多い営業担当者の業務などの領域で急速に普及していくことが予想されます。

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これは、ユーザの物理的な業務ニーズに合うという面もありますが、それ以上にプライベートな日常生活において頻繁に利用しているスマホと同じユーザインタフェース、操作で業務システムを利用できるというユーザビリティの良さも重要なポイントです。

特に、若年層においては、パソコンは使ったことがないが、スマホは毎日高頻度で利用しているという人が増え、そういった層が今後、就職し、ビジネスで業務システムを使う。
操作マニュアルや操作教育が必要な今の機能重視でユーザビリティ軽視の業務システムを利用することに不満とストレスを感じるユーザはますます増加していくのではないかと思います。

海外のことですが、あるスウェーデンのERPベンダーの調査によると、若手管理職社員の間には、大掛かりな情報システムの使用を避け、表計算ソフトやクラウド・アプリケーションを用いて仕事をする傾向が見られたそうです。

また、全年齢層の管理職のうち75%が、インタフェースの使い勝手が悪いとき、または単純に情報システムの使用を回避していることを認め、さらに驚くことには、クラウド・アプリケーションの使用や個人デバイスと企業の情報システムの接続が禁止されているところにはオファーがあっても転職しないだろうと回答した管理職が非常に多かったというのです。

もちろんセキュリティを軽視することはできませんので、生産性向上と両立をさせながら推進していく必要がありますが、「スマートデバイス×クラウドサービス」の組み合わせでの業務利用は、ユーザ自体の変化とともにソリューションを考える上で重要な切り口になっていくと考えています。

弊社のITコーディネートサービスでは、費用対効果の高いスマートデバイスやクラウドサービスの業務利用をご支援しておりますので、一緒に有効な活用方法を検討、模索していければと思います。

次回は、「業務システムのインタフェースとしてのスマートデバイス(その2)」として、業務改善の手段としてのスマートデバイスの活用方法などにふれたいと思います。
posted by いんた at 15:36| Comment(0) | 日記 | 更新情報をチェックする

2013年03月15日

EXCEL開発で業務効率化! エクセル開発倶楽部


業務改善コンサルタントの光本です。今日、新しいWebサイト「エクセル開発倶楽部」を公開しました。

今さらEXCEL開発?と思われるかもしれませんが、ビジネスユーザの変化、それに伴うワークスタイルの変化が起こっており、EXCEL活用は、古くて新しい選択肢になってきたと言えるのではないかと思います。

まず、多くの中小企業が業務で使うデータの大半をEXCELで管理しているという状況は、いろいろなITソリューションが誕生し、廃れていくような、激しく早い流れの中でも変わっておらず、身近なITツールとして一定の地位を守っているようです。

また、ITへの投資を進めた大企業においても、スマートフォン、タブレットなどの普及に伴って、プライベート(日常生活)で使いやすいインタフェースに慣れ親しんでいる若手社員が、高価な情報システム(例えばERPやCRMなど)のインタフェースは使いづらく感じて、そういった大掛かりな情報システムの使用をあえて避け、EXCELやクラウド・アプリケーションを用いてシンプルにスピーディーに仕事をするといった傾向もみられるようになっています。

現場の業務改善支援を10数年に渡って行ってきた弊社にとって、EXCEL開発は古くて新しいもの。
もともと業務の効率化を実現する一つの手段として、常に、開発品質向上と開発生産性向上に取り組んできた重要なテーマでもあるのです。

excelclublogo.jpg
エクセル開発倶楽部はこちら


■かなりのことができるEXCELのすごさ

日常の事務作業では、単純な繰り返し作業が意外と多いと思います。そんなルーチン作業がルール化できるなら、今ご使用のEXCELファイルへExcelマクロとVBAプログラミングを施して処理を自動化することで、ずっと業務が楽になります。

無料相談を受け付けております。お気軽にご相談ください。


posted by いんた at 22:41| Comment(0) | 日記 | 更新情報をチェックする

2013年03月09日

ToBe(あるべき姿)とのGAPを見える化しましょう


業務改善コンサルタントの光本です。業務を改善したいがどのような手順で取り組むべきか悩むという方も多いと思います。
 
現場の社員が皆で集まって、各人がそれぞれ日常業務を行う中で気になっていることについて意見を出し合い、その意見の中から皆が重要だと思う優先度の高いものから解決していくというようなアプローチも、現場社員の人材育成やモチベーションの向上といった視点からは良いアプローチかもしれません。
 
そういった「業務改善活動」の活性化を目的に取り組みたい場合は、このような活動をご支援することもあります。
 
一方、例えば、「すでにお客様からのクレームが多発していて、すぐにでも根本的な原因を追究して万全の対策を施したい」というご要望や
 
「生産性向上の短期間目標としてのコスト削減が必達の状況で何とかしたい」といったご要望であれば、もっと論理的で確実なアプローチをお薦めします。
 
生産性向上がテーマでも、品質向上がテーマでもだいたい同じような視点で取り組むことができると思います。
 
それは、ToBe(あるべき姿)とのGAPを見える化し、その優先課題に対して解決策を立てていくということです。
 
何をToBeとするか?これが、長年、多くの業種、規模の大きい企業から小さい企業、様々な業務改善をご支援してきた私どもが最もお役に立てる領域かと思っています。
 
コンサルタントへ依頼せずに実施したい場合には、対象業務が、販売管理、人事給与管理、財務管理など汎用的な業務領域であれば、例えば、ERP(統合業務パッケージシステム)の持つベストプラクティス(あるべき業務プロセス)を参考にGAPを見える化していく、とか、まず最初に自社のあるべき業務プロセスはどのようなものかをプロジェクトチームで検討した上で業務フロー図を作成し、それとのGAPを見える化していく等の進め方はできるかと思います。
 
そして、GAPは次のような視点で整理していくとよいでしょう。
 
 
①ToBeの業務機能とのGAP
 
手抜きや効率優先などでやるべき業務をやっていない。逆に、過剰なサービスや惰性で業務をやっているなど業務機能そのものの有無。
 
 
②ToBeの業務処理フローとルール(水準/手順や承認)とのGAP
 
アウトプットの基準・レベル水準がない、イレギュラー対応のルールがない、手順が多い、権限と責任の所在があいまいで承認段階が多いなど業務処理フローとルールの定義レベル差。
 
 
③ToBeの業務の機能分担とのGAP
 
ある業務をまとめて集中させて実施している、いろいろな担当に分散させて行っている、役割分担や担当範囲が不明瞭で属人的な分担になっているなど、機能分担の違い。
集中か分散かというだけでなく、これが業務と業務の間の情報連携等にも影響を与え、生産性や品質に影響が及ぶ。
 
 
④ToBeの実施/管理サイクルとのGAP
日次ですべき業務、週次ですべき業務、月次ですべき業務など実施のサイクルとそれを管理していくサイクルの違い。
 
 
まずは、このような視点でGAPを見える化して優先課題を明確にすることが、実効性の高い業務改善の取り組みの第一歩となりますので、参考にして取り組んでもらえればと思います。

posted by いんた at 10:38| Comment(0) | 販売管理システム | 更新情報をチェックする

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